IT ist nicht Ihr Beruf: deshalb kostet sie Sie so viel

Drei von fünf belgischen Unternehmen betreiben ihr Geschäft auf einem ERP. Fast keine kleine Struktur kann beziffern, was ein Ausfalltag sie tatsächlich kostet. Zwischen beidem liegt ein blinder Fleck: Die IT ist zur kritischen Infrastruktur geworden, wird aber weiterhin als Ausgabenposten behandelt, den man drücken soll. Und der einzige Gesprächspartner, der den Unternehmer berät, ist häufig derjenige, der ihm etwas zu verkaufen hat. Das eigentliche Thema ist also nicht das Budget. Es ist die Frage, wer im Raum Ihre Interessen vertritt. Erster Teil unserer Reihe zur ICT im KMU, der IT gewidmet.

In einem Klein- oder Mittelbetrieb nimmt die IT einen eigenartigen Platz ein. Sie trägt das Geschäft von Anfang bis Ende, die Auftragsannahme, die Fakturierung, die Bestände, die Kundenbeziehung, die Lohnabrechnung, und dennoch ist sie selten ein Thema der Geschäftsleitung. Die belgischen Zahlen sind dabei eindeutig: Laut der Statbel-Erhebung 2025 nutzen drei von fünf Unternehmen ein ERP, zwei von fünf ein CRM, drei von zehn ein Business-Intelligence-Werkzeug. Mit anderen Worten: Die Mehrheit der Unternehmen des Landes funktioniert ohne ihre Werkzeuge nicht mehr. Genau darin liegt das Paradox. Was lebenswichtig geworden ist, wird weiterhin wie ein Nebenposten gesteuert, von Unternehmern, die dafür weder die Zeit noch die Ausbildung haben und sie auch nicht haben müssen: Es ist nicht ihr Beruf.

Die Kosten, die niemand berechnet

Fragen Sie einen Unternehmer, was ihn seine IT kostet, und er nennt einen Betrag: die Lizenzen, das Abonnement, den Wartungsvertrag, die abgeschriebene Hardware. Dieser Betrag ist der einzig sichtbare, und er ist es, den man senken will. Fragen Sie ihn nun, was ihn ein Tag ohne ERP, ohne E-Mail, ohne Zugriff auf die Kundendaten kosten würde. Schweigen ist häufig. Die von der Branche verbreiteten Größenordnungen beziffern die Kosten einer Ausfallstunde für ein KMU je nach Tätigkeit und Größe auf fünfhundert bis fünftausend Euro, und dieselbe Analyse stellt fest, dass weniger als eines von acht KMU diese Auswirkung genau beziffern kann. Das Problem ist nicht der Ausfall, er wird irgendwann eintreten. Das Problem ist, über ein Schutzbudget zu entscheiden, ohne je das Risiko berechnet zu haben, das es abdeckt. Ohne diese Berechnung wird jedes IT-Gespräch zum Preisfeilschen, und der Unternehmer entscheidet blind.

Die stille Verschwendung

Die andere Hälfte des Themas ist weniger spektakulär und auf Dauer teurer. Die Analysen von Gartner, breit weitergegeben von den Plattformen für Softwareverwaltung, schätzen, dass rund dreißig Prozent der Softwareausgaben keinerlei Wert erzeugen: bezahlte Plätze für längst ausgeschiedene Mitarbeitende, Lizenzstufen über dem tatsächlichen Bedarf, nie aktivierte Funktionen. Hinzu kommen die Doppelungen, im Schnitt mehrere Abonnements, die im selben Haus dasselbe leisten, weil jede Abteilung ihr eigenes gekauft hat. In einem Großunternehmen verliert sich diese Entwicklung in einem weiten Budget. In einem KMU mit dreißig Personen entspricht sie mitunter einer Vollzeitstelle. Und niemand sieht sie, denn der Posten ist Monat für Monat klein, regelmäßig und wird nie überprüft. IT-Verschwendung zeigt sich nicht in einer schockierenden Rechnung. Sie setzt sich durch Anhäufung fest, im Stillen.

Der strukturelle Interessenkonflikt des Anbieters

Dann kommt die zentrale Frage, und sie ist keine Frage der Moral. Wenn ein KMU-Unternehmer über einen Serverwechsel, den Gang in die Cloud, ein neues ERP oder eine Verstärkung seiner Sicherheit entscheiden muss, wen fragt er um Rat? Meist seinen IT-Anbieter. Das ist folgerichtig, er ist der verfügbare und kompetente Ansprechpartner. Er ist zugleich derjenige, dessen Einkommen von der Lösung abhängt, die er empfiehlt. Darin liegt weder Unredlichkeit noch böse Absicht: Ein seriöser Anbieter macht seine Arbeit gut, und diese Arbeit besteht darin, zu verkaufen und zu liefern, was er beherrscht. Aber sein Katalog begrenzt seine Beratung. Er wird nie von sich aus sagen, die beste Entscheidung wäre, in diesem Jahr nichts zu kaufen, das Bestehende achtzehn Monate zu verlängern oder ein Produkt zu wählen, das er nicht vertreibt. Das ist nicht seine Rolle. Das Ungleichgewicht ist strukturell: auf der einen Seite eine Partei, die das Thema kennt und ein Interesse am Ergebnis hat, auf der anderen eine Partei, die das Thema nicht kennt und unterschreibt.

Derselbe Mechanismus besteht anderswo, und niemand nimmt daran Anstoß. Man fragt den Verkäufer im Autohaus nicht, welche Marke man kaufen soll. Man überträgt die Prüfung der Bücher nicht demjenigen, der sie führt. Im IT-Bereich existiert diese elementare Trennung zwischen dem, der berät, und dem, der verkauft, in kleinen Strukturen so gut wie nie. Sie ist die erste Ursache teurer Entscheidungen, lange vor fehlender Fachkompetenz.

Was ein Dienstleister mit gleichgerichtetem Interesse verändert

Die Antwort besteht weder darin, Anbietern zu misstrauen, noch darin, einen IT-Fachmann einzustellen, den die Struktur nicht in Vollzeit finanzieren kann. Sie besteht darin, eine Kompetenz einzuführen, deren Auftrag es ist, das Interesse des Unternehmens zu vertreten, und sonst nichts. Konkret ändert das vier Dinge. Der Bedarf wird niedergeschrieben, bevor man die Angebote ansieht, was verhindert, dass der Katalog das Problem definiert. Die Kosten werden über die gesamte Lebensdauer berechnet, Migration, Schulung und Ausstieg inbegriffen, und nicht auf den Einstiegspreis. Die Verträge werden gelesen, insbesondere die Reversibilitätsklauseln, die darüber entscheiden, ob Sie in drei Jahren gehen können, ohne Ihr System neu aufzubauen. Und schließlich misst jemand, was zugesagt wurde, was oft genügt, damit Zusagen eingehalten werden. Das ist keine Hochtechnik, das ist elementare Governance, angewandt auf einen Bereich, dem sie vorenthalten wurde. Und das Ergebnis steht in beiden Spalten zugleich: weniger nutzlose Ausgaben, weniger Ausfallrisiko.

Eine gesteuerte Infrastruktur, kein Ausgabenposten