“Het is bezig”: autopsie van de spookprojecten die nooit landen

Elke kmo heeft ze: projecten die met veel tromgeroffel starten en daarna met een vaag “het is bezig” worden afgedaan, maanden aan een stuk. Niet dood, niet levend, verbruiken ze energie en geld zonder ooit op te leveren. De wereldwijde statistieken zijn verpletterend: ongeveer 70 % van de projecten haalt de doelstellingen niet. Maar ze verbergen een verheugend geheim: kleine projecten slagen in bijna 90 % van de gevallen. Daar zit de hele oplossing.

U herkent ze aan één zin. “De nieuwe website? Die is bezig.” “De herziening van het orderproces? We vorderen.” “De rapporteringstool? Bijna klaar.” Die spookprojecten spoken al maanden door de vergaderingen, soms al jaren. Niemand heeft ze echt gedood, niemand brengt ze echt tot een goed einde. Ze zijn het meest zichtbare symptoom van een onderneming die projecten kan lanceren maar niet kan laten landen, en ze kosten veel meer dan hun budget, want ze houden teams vast die elders zouden kunnen produceren.

Een wereldwijd faalpercentage, al dertig jaar stabiel

De cijfers van de Standish Group, wereldwijde referentie voor projectprestaties, zijn onverbiddelijk en opmerkelijk stabiel in de tijd. Ongeveer 70 % van de projecten haalt zijn oorspronkelijke doelstellingen niet volledig, slechts ongeveer 31 % wordt als volledig geslaagd beschouwd, de rest wordt ofwel afgevoerd, ofwel te laat opgeleverd, buiten budget of ontdaan van beloofde functies. Het PMI, een andere autoriteit in het domein, schat dat 43 % van de projecten zijn budget overschrijdt, en dat organisaties gemiddeld meer dan 11 % van hun projectinvestering verspillen door slechte uitvoering. Dertig jaar nieuwe methodes en tools hebben die cijfers bijna niet doen bewegen, wat aangeeft dat het probleem noch de tooling noch de technologie is.

Het geheim van de 30 % die slagen: de omvang

Dit is het gegeven dat de globale statistiek verhult, en dat alles verandert voor een kmo. De slaagkans van een project hangt massaal af van zijn omvang. Kleine projecten, met beperkte doelstellingen en kleine teams, slagen in bijna 90 % van de gevallen. De zeer grote, tentaculair en langdurig, slagen in minder dan 10 %. De les is contra-intuïtief maar onweerlegbaar: de beste manier om een groot project te laten slagen, is het opdelen in een reeks kleine projecten die elk een concreet resultaat opleveren. Een kmo is niet gehandicapt door haar formaat, ze is bevoordeeld, op voorwaarde dat ze de megaprojecten van grote groepen niet naäapt en haar natuurlijke kaart speelt: de kleine maas die snel tot een einde komt.

Waarom projecten spoken worden

Als u de oorzaken bevraagt, komen er systematisch drie terug, en geen enkele is technisch. De eerste is de afwezigheid van een duidelijk doel: een project waarvan niemand precies kan zeggen wat het moet opleveren, noch hoe men zal weten dat het af is, komt nooit af. De tweede is de afwezigheid van een eigenaar: als iedereen een beetje verantwoordelijk is, is niemand het echt, en zweeft het project. De derde is de afwezigheid van cadans: zonder regelmatig ritueel dat de voortgang forceert en zichtbaar maakt wat blokkeert, verdunt het project in de dagelijkse spoedgevallen. De Standish Group bevestigt het sinds 1994: de eerste faalfactoren zijn het gebrek aan betrokkenheid en aan duidelijke doelstellingen, niet de technische moeilijkheid.

Laten landen is een vak

Een project tot bij de oplevering sturen is een competentie op zich, verschillend van de vakexpertise. Ze bestaat erin het verwachte resultaat en de eindcriteria precies te kaderen, de werf op te delen in opleverbare mijlpalen, één enkele eigenaar aan te duiden, een opvolgcadans te installeren die beslissingen forceert, en risico's te beheren voor ze crisissen worden. Erkende methodes zoals PRINCE2 structureren precies die discipline, en zijn heel goed te kalibreren op de schaal van een kmo zonder er de zwaarte van te importeren. Wat de leider dan delegeert, is niet de beslissing, het is de mechaniek van de uitvoering, die een intentie in een oplevering omzet.

De echte kost is niet het budget, het is het ter plaatse trappelen